Awaria na recepcji

W poprzednim wątku przyjrzeliśmy się bliżej profilowi osoby obsługującej recepcję gabinetu fizjoterapii.

Dzisiaj w pewnym sensie mamy możliwość asystowania przy normalnym dniu pracy takiej osoby. Czy praca w recepcji Waszym zdaniem jest łatwa i banalna? A może jednak jest to zajęcie pełne wyzwań i różnych, czasami nieoczekiwanych sytuacji? 

 

Zatem wróćmy do naszej M., która podzieliła się swoimi wrażeniami z pewnego dnia pracy …

„Lubię swoją pracę, to oczywiste. Zazwyczaj jest spokojnie, ale mylą się Ci, którzy sądzą, że to monotonne zajęcie, nie zapewniające różnorodnych emocji. Każdemu z Nas zdarzają się pewne nieprzewidziane sytuacje w życiu. Również w miejscu pracy trzeba się na nie przygotować. 

Przypominam sobie jeden z takich dni. Rano standardowo zjawiłam się w gabinecie z całym zespołem. Po porannej wymianie zdań z kolegami i koleżankami w towarzystwie „małej czarnej” szybko przeniosłam się do swojego biurka. Lubię zaplanować sobie wszystkie zadania z lekkim wyprzedzeniem, więc dzień wcześniej przygotowałam m.in. listę pacjentów, z którymi miałam się rano skomunikować w pierwszej kolejności. Oczywiście lista została przygotowana na komputerze, pozostało tylko „odpalić” plik i rozpocząć działania. 

W trakcie uruchamiania komputera w mojej głowie już układały się pozostałe zadania, które miałam wtedy zrealizować.

 

Generalnie dzień zapowiadał się na jeden z tych „mniej stresowych”, wszystko co zaplanowałam miało być zrealizowane krok po kroku, zgodnie z moim planem. 

„Zaczynamy”- pomyślałam, jednak poza dziwnie migającymi na komputerze diodami moim oczom nie ukazało się nic więcej. Po odczekaniu kilku chwil postanowiłam zrobić restart. Zwykle to działało, jednak tym razem nie pomogło zupełnie. Lekkie ukłucie niepokoju pojawiło się równie szybko jak myśl o konieczności szybkiego kontaktu z obsługującą nas firmą informatyczną. Zespół techników spędził wcześniej w naszym gabinecie wiele godzin, aby we właściwy sposób skonfigurować wszystkie podstawowe urządzenia takie jak komputery, drukarki, skanery. Dlaczego więc w tym momencie mój komputer odmówił współpracy?? Odkąd korzystamy z usług wspomnianej firmy takie problemy praktycznie się nie zdarzały. 

Na dodatek kątem oka zobaczyłam pierwszego pacjenta zmierzającego w moją stronę. Zapewne będzie potrzebował informacji związanych z wizytą. Do recepcji zaglądają kolejni fizjoterapeuci, którzy potrzebują informacji o swoich pacjentach i rozliczenia wizyty na zakończenie. Już od dawna nie korzystamy z “kartkowego” systemu zapisu danych.  Wewnątrz pojawiło się niemiłe już uczucie stresu, wszystkie ważne dla mnie informacje są właśnie na tym (i tylko na tym) komputerze- pomyślałam. I co się stanie, jeżeli się do nich nie dostanę? 

Sprawa wymagała szybkiego działania, więc skontaktowałam się z moim opiekunem serwisowym. Oczywiście nie znając przyczyny problemu przewidywałam najczarniejsze scenariusze, więc całą swoją złość i bezradność chciałam skierować na osobę, która jako pierwsza odbierze telefon. Przecież to nie ja zawiniłam.  

 

Szczęśliwie w tej historii znajdziemy jednak pozytywne zakończenie.

W dużym skrócie problemem okazał się niedziałający kabel do monitora. Problem został szybko zdiagnozowany dzięki kilku podstawowym i szybkim wskazówkom.  

Morał z tej historii jest taki, że czasem “strach ma wielkie oczy” , a przekładając to na naszą pracę- czasem mogą się nam zdarzyć nieprzewidziane techniczne problemy. Warto w takiej sytuacji wiedzieć do kogo się zwrócić po profesjonalną i skuteczną pomoc. 

Analizując omawianą sytuację wiem, że bez naszego serwisu i pomocy w tamtym momencie spędziłabym więcej czasu w niepotrzebnym stresie, a zdiagnozowanie problemu przez specjalistę zajęło zaledwie chwilę. 

Ta jedna, z pozoru błaha awaria skomplikowała mi wówczas pracę i poniekąd utrudniła funkcjonowanie całego gabinetu. Takie rzeczy mogą się zdarzać dość często w pracy biurowej. Technologia ma to do siebie, że znacznie ułatwia pracę. Jednak w przypadku awarii jakiegoś sprzętu sprawne działanie całego biura czy gabinetu jest zagrożone.

 

Przykładów awarii może być wiele np.:

• “drukarka nie działa”- problem może tkwić we właściwej konfiguracji urządzenia , aby była widoczna i połączona z komputerem
• “nie mogę połączyć się z systemem”- przyczyn może być wiele, ale w pierwszej kolejności można zweryfikować np. dostęp do sieci. Mogło się okazać, że kabel był “niedopięty” i to powodowało cały kłopot (niestety takie błahe przyczyny mogą się często zdarzać)
• “komputer nie działa”- może masz uszkodzony przewód? 🙂 a poza tym warto zawsze pamiętać o dokonywaniu aktualizacji systemu (na komputerze pojawiają się powiadomienia) i używanych aplikacji, aktualizacji systemów bezpieczeństwa no i oczywiście o kopii zapasowej swoich danych.

Podsumowując przyjmijmy założenie, że nowoczesne stanowisko pracy biurowej (takiej jak obsługa recepcji) powinno być wyposażone w komplet akcesoriów i urządzeń dobrej jakości, które zapewnią płynność prac i zminimalizują kłopotliwe momenty ewentualnych awarii. Ich 100% sprawność może w znaczący sposób poprawić jakość naszej pracy.

W związku z tym w recepcji stanowiącej „serce gabinetu” kluczowy może się okazać stały serwis tych urządzeń, który zminimalizuje niepożądane sytuacje awaryjne. Zazwyczaj w szeregach personelu gabinetu fizjoterapii brakuje technicznego specjalisty, więc warto skorzystać z profesjonalnej pomocy Możemy wesprzeć się zewnętrzną pomocą w momencie powstania awarii lub problemu technicznego, jednak musimy się wtedy liczyć  z chwilowym przestojem w działaniu potrzebnego sprzętu. Z drugiej strony warto pomyśleć zawczasu o opiece serwisowej, która poprzez właściwą konfigurację urządzeń i stałą opiekę w późniejszym czasie sprawi,  że wszystko będzie działało bez zarzutu a nasza praca będzie jednak bardziej spokojnym stanowiskiem:)

W tym drugim przypadku najważniejsza jest ta usługa, której nie widzimy, ale wiemy, że jest i chroni nas przed ewentualnymi zagrożeniami.” 

M.