Recepcja szuka pracownika

Jak wielką rolę odgrywa Recepcja w gabinecie fizjoterapii?

Można zaryzykować stwierdzenie, że jest to newralgiczny punkt całego gabinetu, głównie dlatego, że odpowiada za reprezentowanie firmy na zewnątrz i sprawną organizację pracy wewnątrz. 

Idąc dalej, osoba, która pracuje w recepcji jako pierwsza ma styczność z klientem, w związku z czym określone cechy tego pracownika mogą zachęcić bądź zniechęcić do dalszego korzystania z usług gabinetu.

Być może zastanawiacie się jakie wymogi musi spełnić osoba podejmująca pracę na stanowisku recepcjonisty/ recepcjonistki. Dzisiaj chciałabym przybliżyć Wam kryteria zazwyczaj brane pod uwagę przez pracodawcę wraz z konkretnymi zadaniami, jakie mogą być realizowane na recepcji. 

Część z Was już wie, że praca w recepcji opiera się głównie na rozmowie z pacjentem lub klientem (w zależności od rodzaju podmiotu). Jest to także praca związana z obsługą komputera i niezbędnych programów, które wspomagają codzienną pracę gabinetu. Dla usystematyzowania wszystkich wymagań i predyspozycji omówimy dzisiaj profil potencjalnego kandydata na takim stanowisku.

 

Na początku przyjrzyjmy się zadaniom, jakie mogą być zlecone przez pracodawcę. 

Osoba, która podejmuje się tej pracy może być odpowiedzialna m.in. za: 

• Obsługę kalendarza lub programu do dokumentacji medycznej
• Umówienie pacjentów do konkretnego terapeuty
• Odbieranie telefonów oraz wiadomości sms
• Zarządzanie korespondencją mailową 
• Przygotowanie potrzebnej dokumentacji dla fizjoterapeutów przed wizytą 
• Rozliczanie pacjentów po wykonanej wizycie 
• Wystawianie faktur na prośbę pacjenta 
• Potwierdzanie wizyt u fizjoterapeutów 

Oczywiście zakres obowiązków może być większy lub mniejszy, w zależności od rodzaju podmiotu, jego wielkości, ilości przyjmowanych pacjentów i wielu innych czynników. 

Co ważne- osoba na takim stanowisku jest zazwyczaj „pierwszą linią kontaktu” z pacjentem/klientem. W związku z tym istotne są predyspozycje osobowościowe, które pozwolą na realizację codziennych obowiązków w sposób profesjonalny i satysfakcjonujący dla obu stron. 

Przyjrzyjmy się więc zbiorowi pewnych poszukiwanych kompetencji, które mają wpływ na styl pracy, budowanie określonych relacji ze współpracownikami i co najważniejsze- z klientami/pacjentami gabinetu.

 

 Pracownik, powinien posiadać takie cechy jak:

• Komunikatywność- obsługa pacjentów gabinetu wymaga umiejętności uważnego słuchania jak również jasnego formułowania myśli.
• Otwartość, empatia- Klientami gabinetu są pacjenci zgłaszający się z dolegliwościami bólowymi. Empatyczna postawa może załagodzić stresującą sytuację.
• Odporność na stres- niezwykle ważna cecha. Panowanie nad emocjami może się okazać kluczowe np. w nieprzyjemnych sytuacjach z klientem, które czasami się zdarzają. Nie każdy pacjent może się okazać życzliwym i cierpliwym. Do potencjalnie trudnych sytuacji należy podejść ze spokojem. 
• Dokładność – praca na tym stanowisku związana jest również z dokonywaniem rozliczeń z klientami, dokumentowaniem wszystkich zdarzeń. Takie działania wymagają skrupulatności. 
• Zdolność koncentracji- bardzo ważna umiejętność, która jest niezwykle przydatna podczas wykonywania różnorodnych zadań. 
• Umiejętność pracy w zespole- szczególnie pożądana jest we współpracy z wieloosobowym zespołem w gabinecie fizjoterapii
• Uczciwość – oczywista cecha, której nie trzeba wyjaśniać. Cecha ta jest ważna zarówno w relacji z pracodawcą, współpracownikami jak i z pacjentami.
• Kreatywna postawa– może okazać się bardzo pomocną cechą w zmierzeniu się z niecodziennymi sytuacjami (np. związanymi z problemami technicznymi) 
• Uprzejmość, cierpliwość– W pracy, która polega na częstym kontakcie z drugim człowiekiem istotne jest dobre wychowanie, także to w jaki sposób się zachowujemy jako reprezentacja firmy 
• Dyskrecja – wymagana ze względu na specyfikę branży. 

Do tego oczywiście należy dodać tzw. „twarde” kompetencje, czyli najprościej mówiąc zbiór wszystkich potrzebnych umiejętności „technicznych” wraz z wiedzą „co i jak?”, które pozwolą właściwie wykonywać pracę. 

 

Stanowisko recepcjonistki lub recepcjonisty jest w dzisiejszych czasach niezbędne w niemal każdej firmie.

W branży fizjoterapeutycznej recepcja, która buduje dobrą relację z klientem, również odgrywa niesamowicie ważną rolę. Dlatego warto postawić na pracownika idealnie “skrojonego na miarę potrzeb” gabinetu i współgrającego z jego wizją prowadzenia działalności. 

Niniejszy artykuł stanowi subiektywną ocenę stanowiska, jednak jego treść może być przydatna zarówno dla potencjalnego pracodawcy jak i pracownika. 

Pracodawca chcący uzupełnić swój zespół o pracownika recepcji może wykorzystać powyższe podsumowanie do stworzenia profilu poszukiwanej osoby. 

Jeżeli zaś czytają to osoby, które zastanawiają się nad swoją zawodową ścieżką i na większość z omówionych powyżej zagadnień odpowiedziały sobie w duchu „tak, to wszystko jest o mnie” to oznacza, że być może warto rozejrzeć się w swojej okolicy w poszukiwaniu wymarzonego gabinetu fizjo jako potencjalnego miejsca pracy. Zachęcam Was do wykorzystania tych informacji zgodnie z Waszymi potrzebami. 

A dla zainteresowanych tutaj znajduje się bonus w postaci informacji jak możemy samodzielnie i bezkosztowo wpłynąć na poprawę komfortu naszej pracy. 

Pozdrawiam serdecznie i do usłyszenia za tydzień!

M.